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Anwenderbericht:
Effizienter Wechsel
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Nicht wenige Steuerberater sind häufig bereits jahrelang mit ihrer Kanzleisoftware unzufrieden, doch einen Wechsel scheuen sie. Sie fürchten Probleme, beispielweise bei der Übertragung der Daten oder im Arbeitsablauf. Das Beispiel einer Steuerberatungskanzlei aus der Nähe Berlins zeigt, dass die Ängste unbegründet sind.
Nachdem die Updates für die Kanzleisoftware wieder einmal ein ganzes Wochenende in Anspruch genommen haben und anschließend nur an einzelnen PCs gearbeitet werden konnte, kam ich vor etwas mehr als einem Jahr mit einem Kollegen in einem Seminar ins Gespräch. Er erzählte mir, dass er die Kanzleisoftware von Simba nutze. Damit dauerten seinen Angaben zufolge Updates maximal eine halbe Stunde. Er empfahl mir, mich doch mit Simba in Verbindung zu setzen. Gesagt, getan.
Neugierig und skeptisch zugleich hatten wir einige Tage später eine Präsentation der Software durch den Simba-Systempartner Looks & Vogel in unseren eigenen Kanzleiräumen. Folgende Punkte haben dabei sowohl mich als auch meine Kollegen bereits bei dieser Demonstration überzeugt: die einheitliche Datenbank mit bis dahin nicht für möglich gehaltenem Laufzeitverhalten und das so genannte Migrationstool. Damit können Buchungsdaten mandanten- oder blockweise ohne großen Aufwand übernommen werden.
Problemloser Umstieg in Etappen
Nach einem Telefonat mit einer Referenzkanzlei und Rücksprache mit den leitenden Angestellten stand für uns der Entschluss fest: wir wechseln zu Simba. Der Umstieg selbst, vor dem wir zunächst großen Respekt hatten, erfolgte problemlos in folgenden Etappen: Die Software von Simba, SBS-Lohn und Voks-Steuersoftware wurde durch Looks & Vogel innerhalb von einem Vormittag auf den Server und die Arbeitsstationen gespielt. Eine Woche später hatten wir zwei Looks &Vogel-Mitarbeiter für drei Tage in der Kanzlei.
Die Daten aus der Mandanten-Stammdaten-Verwaltung der Vorgängersoftware wurden innerhalb von einer Nacht komplett in die von Simba übernommen. Dies geschah während der Schulungszeit vom ersten auf den zweiten Tag. Stichwort Schulung. Zwei Tage lang erhielten unsere Mitarbeiter eine Einweisung in die neue Software, die sämtliche Bereiche umfasste – von der Einrichtung eines Mandanten über die Buchhaltung mit Monatsabschluss bis hin zu den Jahresabschlussbuchungen. Selbst beim Buchen kam es wider Erwarten zu keinen großen Umstellungen, denn die Mitarbeiter konnten sofort in gewohnter Art und Weise weiterarbeiten. Somit blieb auch keine Arbeit liegen.
Die komplette Übernahme der Daten aus der Buchhaltung der letzten sechs Jahre erfolgte – bis auf wenige Ausnahmen – während des Kontierens des Folgemonats. Dank des Migrationstools war dies allerdings kein Problem. Ebenso einfach war die Übernahme des letzten Inventarverzeichnisses. Sie erfolgte mit wenigen Handgriffen nach Excel und zum folgenden Wirtschaftsjahr nach Simba.
Das Dokumentenmanagement von Simba wurde zum Abschluss des zweiten Schulungstages erklärt. Nachdem aber das Prinzip der Dokumentenablage bereits durch die Dokumentenorganisation der früheren Software bekannt war, ließ sich dieser Punkt kurz und effizient abarbeiten. Der dritte und letzte Tag war für die Kanzleiführung gedacht. Hier wurde gezeigt, wie Rechnungen angelegt, geschrieben und für die eigene Buchhaltung weiterverarbeitet und ausgewertet werden.
Etwas komplizierter und auch umfangreicher war die Umstellung der Lohnbuchhaltung. Fünf Tage waren hier notwendig, um die gesamten Daten aus dem früheren Programm in das neue System von SBS-Lohn zu überspielen und die Lohnarten einzurichten.
Bereits in unserem ersten Monatsmeeting nach der Simba-Einführung gab es kaum Kritikpunkte – selbst von Seiten der Skeptiker innerhalb der Kanzlei. Aber auch die ließen sich mit Unterstützung von Kollegen und Hotline kurzfristig beseitigen.
Schnelligkeit der Software begeistert
Heute fasziniert uns am meisten die Geschwindigkeit der Simba-Software. Die Konten lassen sich ziemlich schnell aufrufen, innerhalb der Jahre kann gewechselt und Auswertungen erstellt werden. Hinzu kommt noch das überperiodische Springen: So können auf Grundlage der einheitlichen Datenbank alle Konten sämtlicher Jahre von allen Mandanten gleichzeitig angesehen werden. Dabei bringt uns hier eine Funktion in der Abschlussbearbeitung enorme Zeitvorteile, denn im Konto lässt sich der einzelne Buchungssatz durch Doppelklick in den Erfassungsmodus übernehmen und korrigieren.
Mit der Einführung der Simba-Kanzleisoftware haben wir auch die Kosten der EDV-Betreuung minimieren können. Ein zentraler Terminal-Server für 15 Anwender läuft auf einem Computer mit 350 MHz Taktung und 1 GB Arbeitsspeicher. Er dient als Datenbank wie auch als Anwendungsserver. Updates erledigen wir grundsätzlich selbst, wobei hier der Zeitbedarf unter einer Stunde liegt. Auch haben wir keine Ausfallzeiten mehr erlebt, seit wir mit Simba arbeiten. Darüber hinaus konnten wir dank der Umstellung die Kosten für einen Systembetreuer auf ein Minimum reduzieren.
Die Anschaffungskosten betrugen für 17 Plätze des Komplettsystems, das die Komponenten Rechnungswesen, Steuern, Lohn und Kanzleiorganisation umfasst, einmalig etwa 36.000 Euro. Die jährlichen Wartungsgebühren für Programmpflege inklusive Hotline liegen bei ca. 6.400 Euro. Verglichen mit den jährlichen Kosten für die frühere Software von zuletzt ca. 52.000 Euro – inklusive der Gebühren für ein Netzwerk-System-Management in Höhe von etwa 11.000 Euro jährlich – hat sich die Simba-Software bereits nach ca. 15 Monaten amortisiert.
Die aktuelle Betreuung erfolgt sowohl durch unseren Systempartner Looks & Vogel als auch durch Simba. Beide bieten eine eigene Hotline ohne Zusatzkosten an, die nach unseren Erfahrungen gut erreichbar ist. Selbst komplexere Probleme mit dem Programm oder der Systemumgebung ließen sich, bis auf wenige Ausnahmen, mit einem Telefonanruf innerhalb eines Tages registrieren und lösen.
Positiv ist uns zudem aufgefallen, dass Produktmanagement und Entwicklung jederzeit ein offenes Ohr für unsere Anregungen haben. Der enge und persönliche Kontakt bestärkt uns in dem Wissen, dass die Weiterentwicklung der Programme praxisgerecht und zukunftsweisend erfolgt.
Wechsel zu Simba als großer Schritt nach vorne
Der Umstieg auf die Software von Simba hat unsere Kanzlei ohne Zweifel technisch und organisatorisch einen großen Schritt nach vorne gebracht. Unsere Bedenken hinsichtlich des Umstiegsaufwandes erwiesen sich – nicht zuletzt wegen der guten Betreuung durch den Systempartner Looks & Vogel – als vollkommen unbegründet. Bereits nach wenigen Monaten konnten wir eine deutliche Effizienzsteigerung in unseren Arbeitsabläufen feststellen, so dass wir die Simba-Kanzleisoftware nicht mehr missen möchten.
Autor
Holger Schwarz
ist Steuerfachangestellter der Steuerkanzlei Jürgen Schwarz. Seit 1996 ist er dort EDV-Beauftragter und verantwortet Neuanschaffungen. Simba-Schulungsbeauftragter innerhalb des Steuerberater- und Rechtsanwalt-Netzwerks „Aristotax“ ist er seit September 2003.
E-Mail: holger.schwarz@steuerkanzlei-schwarz.de; www.aristotax.de |
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www.simba.de
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Autor: Holger Schwarz
Erschienen in: CO05/2004
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