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Anwenderbericht:
Gut organisiert, alles im Griff
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R.T.S., eine Steuerberatungsgesellschaft aus Stuttgart, betreut mit 35 Mitarbeitern rund 700 Mandanten. Mit mehreren Standorten kommt die Kanzlei nicht umhin, interne Abläufe straff zu organisieren. Für die kanzleiinterne Organisation und das Qualitätsmanagement setzt R.T.S. auf Lösungen der Nürnberger Datev.
In der Steuerberatungsgesellschaft R.T.S. verstehen sich die Mitarbeiter zu gleichen Teilen als steuerliche und betriebswirtschaftliche Berater. Die vom Haus vertretenen Mandanten kommen aus den unterschiedlichsten Branchen und repräsentieren alle Unternehmensgrößen. Für das Kanzleinetzwerk, das inzwischen an drei Standorten im Großraum Stuttgart vertreten ist und darüber hinaus Kooperationen zu Gesellschaften aus den Bereichen Wirtschaftsprüfung und Unternehmensberatung unterhält, ist Stillstand gleichzusetzen mit Rückschritt. Um für jeden Einzelfall den adäquaten Beratungsansatz zu finden, macht es sich R.T.S. stets zur Aufgabe, modernste Denkansätze, Taktiken und Arbeitsweisen zu verfolgen. Das gilt auch auf technischem Gebiet.
Strategisches Wachstum braucht straffe Organisation
Da die Firmenphilosophie sich als erfolgreich erwiesen hat, entschied sich R.T.S. frühzeitig für ein qualifiziertes Wachstum, das strategisch angegangen werden sollte. Die Größe und der Anspruch der Kanzlei in Bezug auf Flexibilität und zeitnahe Reaktion bedingen eine Organisationslösung, die über alle Bereiche und Standorte effiziente Arbeitsabläufe ermöglicht und das Kanzleiwissen allen Mitarbeitern schnell verfügbar macht. Kleinere Teillösungen, die am Anfang noch ausreichten, konnten die zunehmenden Anforderungen insbesondere im Hinblick auf die zu realisierende Expansion nicht länger erfüllen. Also musste ein langfristiges Konzept für eine flächendeckende Lösung her. Da die R.T.S. seit ihrer Gründung im Jahr 1983 Mitglied der Datev ist und deren Lösungen in verschiedenen Bereichen einsetzt, suchte R.T.S. zunächst bei der Genossenschaft nach einem geeigneten System – und wurde fündig. Im Jahr 2001 führte die Gesellschaft mit der Datev-Lösung IDVS-KIS, der Vorgängersoftware der heutigen Eigenorganisationsprogramme, ein durchgängiges elektronisches Kanzleiinformationssystem ein.
Diese Lösung ist seitdem kontinuierlich mit der Kanzlei gewachsen. Heute setzt R.T.S. neben Eigenorganisation comfort auch für das Dokumenten- und das Wissensmanagement auf Datev-Lösungen. Dabei profitiert die Kanzlei vom problemlosen Ineinandergreifen der einzelnen Systeme. In die Software Eigenorganisation sind die drei Standorte Stuttgart, Metzingen und Backnang eingebunden. Geplant ist, später auch die Kooperationsunternehmen in das System einzubinden und so die Abläufe mit diesen Sozietäten ebenfalls zu standardisieren und zu rationalisieren.
Da R.T.S. schon mit IDVS-KIS gute Erfahrungen gemacht hatte, stand von vornherein fest, dass bei Bedarf auch für die übrigen organisatorischen Bereiche Datev-Lösungen angeschafft werden sollten. So wurde für das Wissensmanagement im Jahr 2002 WissIntra eingeführt, als dieses Programm bei Datev erstmals verfügbar war.
Bereits zuvor war über eine Anschaffung von WissIntra nachgedacht worden, aber eine Datev-fremde Lösung kam für R.T.S. auch in diesem Bereich nicht in Frage.
Komplettlösung aus einer Hand
Die Komplettlösung aus Eigenorganisation comfort, Datev-DMS und WissIntra ermöglicht dem Kanzleinetzwerk, standortübergreifend nach einheitlichen Standards zu arbeiten und Dokumente so zu organisieren, dass sie für jeden Mitarbeiter jederzeit im Zugriff sind. Spontane Mandantenfragen lassen sich so viel einfacher beantworten. Statt die Akte heranzuholen und die betreffende Seite zeitaufwendig heraussuchen zu müssen, fragt der Mitarbeiter von seinem Arbeitsplatz aus die Information ab, selektiert aus der Trefferliste und kann dem Mandanten sofort Auskunft geben. Dieser spürt so, dass die Arbeit der Kanzlei für ihn gut organisiert ist und sorgfältig mit seinen Daten umgegangen wird. Das Eigenorganisationsprogramm stellt darüber hinaus eine Plattform für ein nachvollziehbares und zeitnahes Controlling zur Verfügung. Denn neben organisatorischen Grundfunktionen wie Stammdatenverwaltung, Rechnungsschreibung und Leistungserfassung enthält das Programm auch Funktionen, die die wirtschaftliche und personelle Führung der Kanzlei unterstützen.
Zu den Controllingmöglichkeiten gehören etwa Gegenüberstellungen von monatlichen Kosten, Gebühren und Deckungsbeiträgen. Die Berechnung und Kontrolle von Fristen erledigt das System automatisch. Mit Werkzeugen zur Auftragsplanung, -steuerung und -kontrolle lässt sich sowohl die konkrete Auslastung der internen Kapazitäten steuern als auch eine vorausschauende Mitarbeitereinsatz- und Kapazitätsplanung bewerkstelligen. Alle Funktionalitäten der Lösung lassen sich aus einem zentralen Bedienfeld steuern. In die einzelnen Anwendungen kann der Berater oder der Sachbearbeiter mandatsorientiert einsteigen. Wichtige Informationen können über eine Schnellinfo jederzeit abgerufen werden.
Insgesamt lief sowohl die Einführung der Systeme selbst als auch deren Akzeptanz bei den Mitarbeitern sehr gut. Mängel waren lediglich beim Umstieg von der ersten von Datev angebotenen Dokumentenmanagementlösung DocsOpen auf das neue Datev-DMS festzustellen. In der aktuellen Programmversion sind diese jedoch behoben und in Sachen Funktionalität ist Datev-DMS deutlich komfortabler als das vorherige System.
Organisationslösung macht sich unterm Strich bezahlt
Die Einführungskosten für das Gesamtsystem zum Kanzleimanagement bei R.T.S. lassen sich schwer konkret beziffern, da es sich um eine Lösung handelt, die immer weiter gewachsen ist. Die Einführung von IDVS-KIS durch Datev im Jahr 2001 schlug beispielsweise mit umgerechnet rund 5.000 Euro zu Buche. Hinzu kamen noch Eigenaufwendungen in einer Größenordnung von etwa zehn Manntagen. Diese Investition hat sich für R.T.S. bereits im ersten Jahr nach der Einführung amortisiert. Dazu musste natürlich zusätzlich noch die entsprechende Hardware angeschafft werden. R.T.S. stellte damals seine Kanzleinetzstruktur auf Windows Terminal Server (WTS) um. 2001 wurde dafür die Serverlandschaft der Kanzlei um zwei neue WTS-Server erweitert.
Für das gegenwärtige Gesamtsystem fallen bei der momentanen Mitarbeiterzahl an monatlichen Lizenzgebühren rund 1.500 Euro an – eine Summe, die sich beim wirtschaftlichen Nutzen des Systems rechnet. Nicht ganz so schnell wie bei der Eigenorganisation ist der ökonomische Gewinn beim Dokumentenmanagementsystem (DMS) zu verbuchen. Hier treten die Vorteile erst deutlich nach Ablauf des ersten Jahres zu Tage, denn nicht nur die Einführung der Software ist maßgeblich, sondern vor allem auch das Umdenken der Anwender. Es dauert eine Weile, bis jeder Mitarbeiter seine Arbeitsweise an die neue Art der Ablage angepasst hat.
Eine detaillierte Aussage zu den Anschaffungskosten ist auch deswegen problematisch, weil mit dem gegenwärtigen Gesamtsystem noch lange kein Endstand erreicht ist. R.T.S. sieht die Weiterentwicklung der Organisationsstruktur als Prozess. Dieser bedeutet sowohl einen kontinuierlichen Einsatz interner Ressourcen als auch eine regelmäßige Konsultation der Datev-Spezialisten. Als nächstes Projekt ist zum Beispiel für das DMS, das bisher nur im Hauptsitz Stuttgart im Einsatz ist, die Anbindung der weiteren Standorte geplant. Die Umstellung soll im Juli oder August 2004 erfolgen. Außerdem steht der weitere Ausbau des Beziehungsmanagements zu den Mandanten an. Hier ermöglicht das Eigenorganisationsprogramm über eine Koppelung mit der Telefonanlage die automatische Anzeige des Anrufers und der zu dem entsprechenden Mandanten gespeicherten Notizen auf dem Bildschirm.
Autor
StB Thomas Härle ist Gesellschafter-Geschäftsführer bei der Stuttgarter Steuerberatungsgesellschaft R.T.S. Hier ist er unter anderem für den kompletten Themenblock Organisation zuständig.
E-Mail: thaerle@rts-d.net, www.rts-d.net |
www.datev.de
Mehr Informationen zur Kanzleisoftware, die die Steuerberatungsgesell-schaft R.T.S. nutzt, erhalten Interessenten hier. |
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www.rts-d.net
www.datev.de
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Autor: STB Thomas Härle
Erschienen in: CO06/2004
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