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Anwenderbericht:
Für die Zukunft gerüstet
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Vor rund vier Jahren entschied sich die Kanzlei König und Kreft, ihre bisherigen Software-Anwendungen auszurangieren und stattdessen die Kanzleilösung [tse:nit] von Wago-Curadata einzuführen. Wie sich mittlerweile gezeigt hat, war die Umstellung ein Schritt in die Zukunft, denn heute hat König und Kreft bereits 95 Mandanten, die zentral über das Internet buchen.
Die Sozietät König und Kreft ist seit mehr als 25 Jahren auf dem Gebiet der Steuerberatung tätig und hat Niederlassungen in Rödinghausen und Bünde (Nordrhein-Westfalen) sowie Cottbus und Luckau (Brandenburg). Heute sind insgesamt 37 Mitarbeiter an den verschiedenen Standorten tätig.
Im Jahre 2000 war es so weit. Damals stellte sich die Frage, welche Kanzleisoftware in Zukunft eingesetzt werden solle. Michael Kloehn, Projektverantwortlicher und Geschäftsführer des zuständigen Systemhauses SCI Systems GmbH: „Wir hatten eine Vielzahl von Selbstbuchern und wollten vor allem den technischen Aufwand reduzieren, der hier notwendig war. Wenn zum Beispiel Updates eingespielt wurden und es zu Problemen kam, dann mussten unsere Mitarbeiter raus zu dem Mandanten und das Problem lösen. Hinzu kam das umständliche Datenhandling. Nachdem die Mandanten gebucht hatten, wurden die Daten auf Disketten gezogen, von unseren Mitarbeitern abgeholt, um dann eingelesen, abgeglichen und weiterverarbeitet zu werden. Eine aufwendige Angelegenheit.“
Schließlich war es so weit, eine umfassende Markt- und Produktuntersuchung wurde initiiert. Folgende Anforderung war zu erfüllen: Die neue Software sollte die Bedürfnisse der Kanzlei besser abbilden. So sollte etwa ein Mandant ohne großen Aufwand selbst buchen können. Am Ende entschieden sich die Steuerberater für die Kanzleilösung [tse:nit] von Wago-Curadata. Michael Kloehn: „[tse:nit] von Wago-Curadata schien uns von allen Produkten am zukunftsträchtigsten zu sein.“
Acht Monate nach der Einführung von [tse:nit] folgte auch eine ASP-Lösung mit [tse:nit] mandanten asp. Mandanten buchen nun über eine Windows Terminal Server Lösung im Internet auf den Systemen der Kanzlei König und Kreft. Nach vier Wochen hatte die Kanzlei 25 Mandanten bereits als ASP-Anwender, heute sind es 95 Mandanten mit insgesamt 107 Nutzern. Die einmaligen Lizenzkosten für die Umstellung aller Niederlassungen auf [tse:nit] – inklusive aller ASP-Plätze für die Mandanten – betrugen etwa 86.000 Euro. Die monatlichen Gebühren, inklusive der Hotline, liegen bei rund 1.200 Euro. Bei einer Amortisationsdauer von fünf Jahren entspricht dies einer monatlichen Belastung für Software, Wartung und Pflege von rund 2.630 Euro.
Keine Updates, keine Datensicherung…
Mit einer derartig schnellen Akzeptanz bei den Kunden hat die Steuerberatungskanzlei nicht gerechnet. Die Vorteile liegen auf der Hand: Mandanten müssen keine Updates mehr einspielen, brauchen sich weder um Virenschutz noch um die Datensicherung kümmern. Außerdem können sie ihren alten Rechner weiterverwenden und benötigen auf der Festplatte nur 1,8 MB, um die Software zu installieren sowie einen Internetzugang.
Auch für die Kanzlei hat [tse:nit] mandanten asp eine Reihe von Vorzügen, denn die Mitarbeiter müssen beispielsweise nicht mehr zu den Kunden reisen, um technische Probleme zu lösen oder Disketten abzuholen. Ebenso fällt das Zusammenführen von Datenbeständen weg. Die Zeit kann jetzt für die Beratung verwendet werden.
Treten bei den Mandanten Fragen auf, können ihnen auch Mitarbeiter aus der Kanzlei online helfen. Die Mandanten können dann am Bildschirm mit verfolgen, wie die Buchung korrekt durchgeführt wird.
König und Kreft favorisieren diese Art der Zusammenarbeit mit den Mandanten, so Michael Kloehn: „Bei der jetzigen Lösung haben wir den Vorteil, dass der Mandant sofort loslegen kann, nachdem wir die Akte freigeschaltet haben.“
Zeigt ein Mandant an der ASP-Lösung Interesse, kommt ein Mitarbeiter von König und Kreft vorbei und stellt ihm ein Handbuch zur Verfügung. Zudem kann der Mandant einen Monat kostenlos parallel buchen und sammelt Erfahrung mit [tse:nit]. „Am Ende entscheiden sich die Interessenten für die ASP-Lösung“, so Kloehn. „Die Frage, warum er das machen soll, erledigt sich schnell, denn es gibt keine Update-Problematik mehr, alles wird zentral gesichert, sie haben von überall Zugriff. Und vor allen Dingen: Die Daten sind immer so aktuell, wie der Mandant es wünscht.“
Auch die Sicherheit ist für die Mandanten von König und Kreft kein Thema. Zusätzlich zu den in [tse:nit] enthaltenen Sicherheitsmechanismen, die dem Anwender nur einen begrenzten Zugriff auf seine Akte gestatten, wurde ein Authentifizierungssystem eingeführt. Damit kann die Sozietät Benutzern den Zugang zu den Akten im Falle eines Falles sperren.
Die Einführung der ASP-Lösung mit [tse:nit] mandanten asp dauerte bei König und Kreft etwa sechs bis acht Monate. In dem Zeitraum wurden technische Fragen gelöst wie die Kapazität der Standleitung, die Lastverteilung auf den Servern oder das Thema Ausfallsicherheit. Heute wird den Mandanten eine Verfügbarkeit von 99 Prozent garantiert.
Für ihre Mandanten haben König und Kreft insgesamt acht verschiedene Pakete von [tse:nit] mandanten asp geschnürt – von der Basic- bis zur Premium-Konfiguration. Darin finden sich unterschiedliche Module wie die Finanz-, Anlagenbuchhaltung oder die Kostenrechnung.
Schnelle Akzeptanz, neues Arbeitsverhalten
Kloehn selbst war von zwei Entwicklungen überrascht: Zum einen von der schnellen Akzeptanz durch die Mandanten. Zum anderen aber auch davon, dass sich das Arbeitsverhalten der Anwender ändert. Mandanten können jetzt rund um die Uhr arbeiten und nutzen offenbar das Angebot. Über das ASP-System können sich auch die Mitarbeiter von zu Hause aus ins Kanzleinetz einwählen und arbeiten. Diese Möglichkeit wird gerne angenommen und wirkt sich positiv auf die Arbeitszeit aus. „Wir stellen fest, dass nachts und an Feiertagen gearbeitet wird. Sogar im Urlaub wählen sich die Mandanten über das Internet mit ihrem Laptop ein und bearbeiten ihre Daten“, so Kloehn.
Künftig wollen König und Kreft noch mehr Mandanten für [tse:nit] mandanten asp gewinnen und sich damit auch auf künftige wirtschaftliche Herausforderungen optimal vorbereiten. „Letztlich“, so Michael Kloehn, „möchten wir unsere Plattform erweitern und nicht nur Buchungssysteme unterstützen, sondern beispielsweise auch Warenwirtschafts-, Produktions- und Lohnsysteme.“ Wie es scheint, ist die Kanzlei auf dem besten Weg dahin.
Autor
Hans-Jörg Kreft ist Partner der Steuerberatungsgesellschaft König und Kreft mit Sitz in Rödinghausen, Bünde, Cottbus und Luckau. Die Gesellschaft hat sich insbesondere auf Mandanten aus Industrie, Handel und Dienstleistung konzentriert.
E-Mail: info@kkn.de, www.kkn.de |
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Autor: Hans-Jörg Kreft, Jürgen Zender
Erschienen in: CO07/2004
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