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Anwenderbericht:
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Seit mehr als 20 Jahren setzt die Steuerberatungssozietät Schneider und Partner GbR im rheinland-pfälzischen Landau Programme der Schleupen AG ein. Etwa 45 Mitarbeiter arbeiten derzeit mit der Kanzleilösung des Softwareanbieters – ob in der Finanzbuchhaltung, bei der Erstellung von Bilanzberichten oder der Archivierung von Dokumenten. Hinzu kommen aber auch ASP-Lösungen für Mandanten.
Ich werde häufig gefragt, warum die Kanzlei schon so viele Jahre nahezu alle Programme von Schleupen einsetzt. Wir haben im Zusammenhang mit der Umstellung auf eine neue Produktgeneration unter Windows auch andere Angebote untersucht. Schnell stand aber fest: Wir gehen diesen Weg gemeinsam mit Schleupen und investieren in diese Lösung. Denn für uns sind weitgehend alle Anforderungen erfüllt: rationeller Mehr-Mandanten-Betrieb bei hoher Automatisierung, fachliche Tiefe und Funktionsbreite der Programme, komfortables, schnelles Druckmanagement, E-Mail- und Excel-Anbindung für alle Drucke und Listen, externe Arbeitsplätze beim Mandanten und Mitarbeiter, elektronische Archivierung und die Verbindung von Standardlösungen mit einer kanzleiindividuellen Gestaltung.
Heute erweist sich diese Entscheidung als richtig, denn die Weiterentwicklung der Produkte stellt sich als zukunftsweisend dar. Gremien wie Anwenderbeirat und Arbeitskreise gewährleisten, dass die Wünsche der Anwender zeitnah Berücksichtigung finden. Die persönliche Betreuung durch Schleupen-Mitarbeiter bei Veranstaltungen wie der Anwendertagung, aber auch im Alltag, vereinfacht die Geschäftsbeziehung.
Die Möglichkeit des Kaufes der Software hat den Vorteil, dass die Kosten überschaubar bleiben. Langfristig fällt monatlich nur eine moderate Softwarewartung an. Einfluss auf die Kosten haben wir durch die Möglichkeit, nur einzelne Module einzusetzen. Zusammengefasst: eine sehr gute Lösung mit einem sehr guten Preis-Leistungs-Verhältnis. Nun aber die Produkte im Einzelnen:
Finanzbuchhaltung und BWA
Gerade die Finanzbuchhaltung ist ein sehr mächtiges Programm. Zahlreiche Buchungsvarianten werden unterstützt, z. B. Buchung nach Soll-, aber auch Ist-Versteuerung, Umsatzsteuer im EU-Binnenmarkt und Währungsbuchungen. Dies alles mit sofortiger Aktualisierung aller Werte, sämtliche Eingaben sind korrigier- und löschbar. Neben den Standard-BWAs gefällt mir an den individuell gestaltbaren Excel-BWAs die Übersicht über 12 und 24 Monate. Die geplante Kurz-BWA über mehrere Mandanten werde ich zur Einschätzung des Beratungsbedarfes der Mandanten nutzen.
Bilanz, Bilanzbericht und Steuerprogramme
Da ich neben der Kanzleibuchhaltung hauptsächlich Jahresabschlüsse erstelle, lege ich hier großen Wert auf Komfort. So gewährleisten die mitgelieferten und gepflegten 950 Textmuster und Musterdokumente eine schnelle Anpassung der Standard-Bilanzen und -Berichte, sowohl als Kanzleistandard als auch individuell für den Mandanten. Die integrierten Körperschaftsteuerprogramme schätze ich sehr. Es können alle notwendigen Kontenwerte in die KSt übergeben und die Ergebnisdaten wieder an die Bilanz zurückgegeben werden. Auch steuerliche Verprobungen und Rückstellungen sowie Gewinnverteilungsrechnungen werden automatisch durchgeführt.
Lohn- und Gehaltsabrechnung
Diese Programme ermöglichen es uns sehr kurzfristig, auf Abrechnungswünsche unserer Mandanten zu reagieren. Auch nachträgliche Änderungen sind schnell erledigt. Gerade beim Jahreswechsel 2003/2004 erwies sich Schleupen bei den gesetzlichen Änderungen als verlässlicher Partner. Für die Januar-Abrechnung 2004 wurde schnell auf den kurz vor Weihnachten verabschiedeten Steuertarif mit einem Update Ende Dezember reagiert. Die integrierte E-Mail-Funktion werden wir nutzen, um den Druck der Lohn- und Gehaltsabrechnungen auf den Mandanten zu verlagern.
Archivierung der Dokumente
Schon seit Jahren werden die produzierten Listen und Ausdrucke revisionssicher im elektronischen Archiv abgelegt. Damit sparen wir uns die für eine Papierablage benötigte Lagerkapazität. Seit Umstellung auf die neue Programmgeneration haben sich die Suchzeiten nochmals drastisch reduziert. Denn die Recherche erfolgt nun direkt aus dem jeweiligen Programm auf Knopfdruck.
Kanzleiorganisation
Das von uns eingesetzte Programm arbeitet nach dem Auftragsprinzip. Dies verschafft mir stets einen Überblick über den Bearbeitungsstand, auch über einzelne Teilaufträge. Ein weiterer Vorteil: die Rechnungen werden aus den Aufträgen erzeugt. Durch die Gegenüberstellung der bei der Auftragsbearbeitung angefallenen Kosten mit dem Erlös ist eine sofortige Kontrolle des Deckungsbeitrags möglich. Diese Auswertung der im laufenden Betrieb anfallenden Daten ist für uns ein wichtiges Controllinginstrument.
Einarbeitungszeiten der Mitarbeiter
Der Programmaufbau und die Benutzeroberflächen sind sehr übersichtlich. Daher ist die Einarbeitungszeit der Mitarbeiter kurz. Sehr hilfreich ist auch die umfangreiche kontextbezogene Online-Hilfe.
Technik
Wir setzen Unix- und Windows-Server ein. Zur Anbindung interner und externer Arbeitsplätze nutzen wir die Terminalserver-Technik. Damit halten wir die Hardware-Anforderungen an die Arbeitsplätze sowie den Administrationsaufwand sehr gering.
Heimarbeitsplätze und Mandanten-ASP
Seit Jahren können Mandanten ihre Buchhaltung per Direkteinwahl auf unserem Kanzlei-Server erfassen. Dadurch ist die Finanzbuchführung immer auf einem einheitlichen Stand. Mandant und Kanzleimitarbeiter können aktuelle Auswertungen erstellen, ohne Daten anfordern zu müssen. Korrekturen und Ergänzungen können rasch erfolgen. Dabei ist technisch absolut sichergestellt, dass der Mandant nur auf seine eigenen Daten Zugriff hat. Diese Technik wird auch zur Anbindung von Heimarbeitsplätzen genutzt. So ist es möglich, Mitarbeiter auch während der Elternzeit flexibel weiter einzusetzen.
Programmwartung und Pflege
Der Softwarewartung per Datenleitung kann ich im Hinblick auf Aktualität, kurze Reaktion bei Fehlern und minimalem Aufwand nur beste Noten ausstellen. Die Updates werden im Rahmen des Wartungsvertrages geleistet, dies gilt auch für die Hotline.
Hotline und Schulungen
Hotlineanfragen werden schnell und kompetent beantwortet, doch mitunter könnte die Reaktionszeit etwas kürzer sein. Bei intensiven telefonischen Beratungen zur Programmhandhabung erhalte ich gelegentlich auch eine Rechnung, dies halte ich jedoch absolut für gerechtfertigt.
Schulungen von Schleupen – auch zu Themen wie gesetzlichen Änderungen zum Lohn oder Chefseminare – sind auf unsere Anforderungen zugeschnitten. Wir sind überzeugt, auf unserem Weg in Richtung Zukunft mit der Firma Schleupen den richtigen Partner an unserer Seite zu haben.
Autoren
Frederik Schneider ist Partner der Kanzlei Schneider und Partner GbR in Landau. Dort ist er zuständig für die interne Kanzleiorganisation und die EDV.
E-Mail: info@stb-schneider.de
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www.stb-schneider.de
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Autor: Frederik Schneider
Erschienen in: CO09/2004
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