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Anwenderbericht:
Genügt höchsten Anforderungen
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Die mittelständische Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft Eidel & Partner aus Kehl am Rhein stützt ihren Erfolg auf die individuelle und kompetente Beratung ihrer Mandanten. Qualität und Kompetenz sind die obersten Gebote der Gesellschaft, zu der acht Wirtschaftsprüfer und/oder Steuerberater zählen. Um diesen hohen Ansprüchen gerecht zu werden, nutzt Eidel & Partner die Kanzleisoftware von hmd.
Eidel & Partner ist als Beratungsgesellschaft strukturiert und strategisch ausgerichtet. Ebenso hat sie auch an die Kanzleisoftware höhere Anforderungen als klassische „Buchhaltungssteuerberaterunternehmen“, denn Kanzleisoftware stellt das Rückgrat der Eigenorganisation dar. Ob eine zentrale Terminplanung für alle Mitarbeiter und Tochtergesellschaften, Leistungserfassung oder aber Honorarabrechnungen – dies muss die Software bei uns können. Eine effiziente Lösung war für uns unerlässlich.
Hinzu kommt die originäre Leistungserbringung in der Finanzbuchhaltung und den Steuererklärungen. Soll-Ist-Vergleiche in der Finanzbuchhaltung oder aber die Berücksichtigung von Ratingfaktoren und die Lieferung von ratingrelevanten Informationen stellen hierbei die Anforderungen dar, denen die hmd-Software gerecht wird.
Entwicklungs- und Kostenvorteile sind entscheidend
Der zweimalige Wechsel der Kanzleisoftware hin zu hmd ist nun weit über zehn Jahre her. Entscheidend für den Umstieg war für uns nicht zuletzt die Tatsache, dass bei anderen Lösungen das Preis-Leistungs-Verhältnis nicht mehr adäquat war und die Flexibilität der Anbieter fehlte.
Der Wechsel der Software war für uns eine strategische Entscheidung, wobei langfristige Entwicklungs- und Kostenvorteile eine tragende Rolle spielen, nicht etwa die Kosten der erstmaligen Implementierung. Bei der hmd-Einführung bewegten sich die Kosten in einem Rahmen, der als untergeordnet – wenn nicht gar irrelevant – bezeichnet werden kann. An dieser Stelle ein Hinweis an alle Unternehmen, die sich mit der Implementierung einer neuen Software beschäftigen: Wer bei Schulungskosten während der Umstellung zu knauserig ist, spart nach unseren Erfahrungen an der falschen Stelle, weil die Effizienz und die Ausschöpfung der EDV-Möglichkeiten auf der Strecke bleiben. Dies gilt auch für die Implementierung von EDV-Lösungen bei Mandanten.
Kosten für 40 Arbeitsplätze lagen einmalig bei 33.500 Euro
Die einmaligen Kosten für den Programmkauf belaufen sich bei 40 Arbeitsplätzen im Komplettpaket auf 33.500 Euro, während die monatlichen Programmpflegegebühren 1.000 Euro betragen. Darin enthalten sind Updates, Programmweiterentwicklungen sowie der telefonische Hotlineservice. Das Komplettpaket umfasst neben den Standards wie Steuern, Finanzbuchhaltung und Leistungserfassung noch die Auftragsverwaltung, das Postbuch, den zentralen Terminkalender und die Fristenkontrolle. Daneben setzen wir weitere Zusatzmodule ein, wobei der Anwender bei hmd zwischen verschiedenen Modulen auswählen kann. Trotz der Programmvielfalt bewegen sich unsere Programmkosten bei hmd in einem attraktiven Rahmen.
Zu unserem Standard im Bereich der Innenorganisation gehört zum Beispiel die vollständige Auftragsorientierung in unseren Gesellschaften. Unsere Mandanten wollen neben einer tadellosen Leistung auch eine klare Kommunikation unserer Tätigkeiten. Hinzu kommt auch eine transparente und nachvollziehbare Abrechnung unserer Leistungen. Die Aufgabenstellungen unserer Mandanten werden zu Aufträgen komprimiert, die die hmd-Software in einem übersichtlichen Mitarbeiter-Zeit-Schema darstellt. Diese Auftragsverwaltung ist eines der zentralen Steuerungselemente in unseren Gesellschaften.
Sie dient beispielsweise einer sinnvollen Mitarbeiterauslastung, aber auch dem Controlling. Unter anderem ist die Planung eines Auftrages durch automatische Übernahme der Ist-Zeiten des Vorjahres für alle involvierten Mitarbeiter als Sollzeiten für das aktuelle Jahr möglich. Daneben lassen sich auch manuell wert- und zeitorientierte Budgetgrenzen festlegen. Durch Mausklick auf den Auftrag hat die Geschäftsleitung jederzeit Einblick in die bereits aufgelaufenen Stunden und Kosten, unterteilt nach internen und externen Stundensätzen.
Somit können bei Budgetüberschreitungen schon früh Ursachen gesucht, Gegenmaßnahmen eingeleitet und gegebenenfalls auch der Mandant informiert werden. Mit zwei Mausklicks gelangt man von der Auftrags-übersicht in den Rechnungsstellungsmodus für diesen Auftrag und kann diesen ohne viel Aufwand und mühsames Zuordnen von Stunden abrechnen.
Mandanten buchen selbstständig über ASP-Server
hmd bietet eine ASP-Lösung, mit deren Hilfe die Mandanten online via Internet auf unserem ASP-Server buchen können, ohne sich um irgendetwas kümmern zu müssen. Kommen Fragen auf, stehen unsere Buchhaltungsmitarbeiter jederzeit zur Verfügung und können nicht nur schnell helfen, sondern auch beispielsweise die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldungen übernehmen. Das ASP-Angebot nehmen viele unserer Mandanten in Anspruch, aber auch unseren Mitarbeitern ist damit ein Vollzugriff auf alle Daten möglich. Ob von unterwegs oder von zu Hause aus – ein Internetzugang genügt.
Stichwort Mitarbeiter: In der heutigen Zeit spielt die Verwaltung von erarbeitetem Wissen eine wichtige Rolle. Auf Grund unseres hohen Anteils an individuellen Beratungsleistungen müssen wir Systeme verwenden, die es uns ermöglichen, das Spezialwissen unserer Mitarbeiter auch anderen Kollegen zur Verfügung zu stellen. Dieses Wissen verwalten wir mit Hilfe der EDV, um nicht das Rad ständig neu zu erfinden. Zurzeit setzen wir dabei auf eine hmd-unabhängige Software, doch die von hmd neu entwickelte Wissensmanagementplattform ermöglicht die Einbindung revisionssicherer elektronischer Checklisten. Sämtliche Schritte werden hier automatisch und unabänderlich protokolliert. So lassen sich auch umfangreiche Verfahrensanweisungen oder Erläuterungen – wie etwa prozessorientierte Arbeitsabläufe oder das Erstellen eines Jahresabschlusses – auf effiziente Weise durchführen, dokumentieren, aber auch kontrollieren.
hmd berücksichtigt Wünsche und Anregungen der Kanzleien
Die hmd-Kunden werden bewusst aktiv in die Produktneu- und -weiterentwicklung einbezogen und haben Einfluss auf das Endergebnis. Kommunikation mit dem Kunden wird groß geschrieben. Das oft bekannte Gefühl – „ob ich jetzt mit denen Kontakt aufnehme oder nicht, ist sowieso egal, weil’s nichts ändert“ – stellt sich nie ein.
Übrigens haben wir kürzlich mit hmd für einen Mandanten eine Softwarelösung entwickelt und teilweise implementiert. Das Anforderungsprofil umfasste unter anderem eine Lager- und Produktverwaltung mit automatischem Update der auch im Internet präsentierten Produktdaten. Hinzu kam ein weltweiter Zugriff auf die Unternehmens- und Produktinformationen via ASP-Server. Die Anbindung der mandanteneigenen Buchhaltungsabteilung über das ASP-System war selbstverständlich. Eine Einbindung eines Topmandanten setzt dabei ein nahezu unbegrenztes Vertrauen in hmd und ihre Mitarbeiter voraus.
Forum
Kanzleisoftware (FKS)
14 führende Kanzleisoftwareanbieter gehören dem FKS (www.consultant-magazin.de/forum-kanzleisoftware) an. Auf der Website präsentieren sie ihre Lösungen, wichtige Adressen und Links für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Fachanwälte für Steuerrecht im Überblick.
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AUTOR: WP/StB Andreas Eidel
ist Mitglied der Geschäftsleitung von Eidel & Partner, Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft in Kehl am Rhein. Die Gesellschaft konzentriert sich auf mittelständische Unternehmen.
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E-Mail: ep@eidel-partner.de |
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Autor: Andreas Eidel
Erschienen in: CO11/2004
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