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Anwenderbericht:
Erfolgreicher Systemwechsel
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Einen nicht ganz alltäglichen Tapetenwechsel gab es vor rund einem Jahr in meiner Düsseldorfer Steuerberatungskanzlei. Nicht nur neue Kanzleiräume wurden bezogen, auch die alte Kanzleisoftware musste der von Agenda weichen. Ein Schritt, der sich – trotz umstellungsbedingter Zusatzarbeiten – in jeder Hinsicht. gelohnt hat. Nun kann ich mich endlich wieder auf die Beratung konzentrieren.
Anfang des Jahres 2003 stand für mich die Suche nach neuen Büroräumen an. Dabei lernte ich einen Kollegen kennen, der seinen Betriebssitz verlagern wollte und mir daher seine Räumlichkeiten angeboten hat. Auch debattierte ich mit ihm über die Übernahme eines komplett installierten Netzwerks. Da der Kollege bereits einige Jahre mit Agenda-Software gearbeitet hatte, wollte er mich von diesem System überzeugen. Anlass für mich, mir Gedanken über den Einsatz einer neuen Steuerberater-Software zu machen.
Ärger mit dem alten Kanzleisystem
In Wirklichkeit hatte ich mich seit meiner beruflichen Niederlassung über das alte System geärgert. Ständig neue Anforderungen an Hardware, Programmteile und -funktionen, die für meine Kanzlei überzogen und überflüssig waren. So habe ich mich über das Internet vorab über Agenda informiert und Kontakt zu einem Außendienstmitarbeiter geknüpft, der mir das System vorgeführt hat. Auch andere Anbieter habe ich kontaktiert und die einzelnen Systeme miteinander verglichen.
Nachdem ich passende Räumlichkeiten gefunden hatte, stand nun also auch die Entscheidung für ein neues EDV-System an. Dies sollte schlank, einfach zu bedienen, leicht zu installieren und komplett sein. Außerdem erwartete ich einen guten Anwenderservice. Ich habe mich für Agenda entschieden.
Das System hat eine zentrale Datenbank, in der die Stammdaten der Mandanten nur einmal erfasst werden müssen. Anschließend stehen sie für alle weiteren Agenda-Programme – Finanz- und Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Steuern, Jahresabschluss, Bilanzbericht und Kanzleiorganisation – zur Verfügung. Für meine Mitarbeiter war entscheidend, dass die Benutzeroberfläche und wesentliche Arbeitsvorlagen denen der Datev ähnlich waren. Es gab zwar einige Unterschiede, die aber alle schnell verstanden haben. Nachdem ein Agenda-Mitarbeiter die Umstellungs- und Einarbeitungsphase begleitete, konnten wir unmittelbar nach der Installation auch unsere tägliche Arbeit wieder verrichten. Der Aufwand einer solchen Umstellung hängt von der Kanzleigröße ab – in meiner Kanzlei dauerte es knapp sechs Wochen.
Am leichtesten fiel die Umstellung in der Finanzbuchhaltung, da hier alle Mitarbeiter täglich ihre Erfahrungen machten und sich gegenseitig unterstützen konnten. Beim Lohnprogramm erfolgte der Wechsel zum 1. Januar 2004, wobei eine Übertragung von Beitragsnachweisen an die zentralen Annahmestellen der einzelnen Krankenkassen jetzt mit dem neuen Programm Dakota möglich ist.
Steuerprogramme klar und übersichtlich
In den Steuerprogrammen ist alles übersichtlich und klar dargestellt. Das Wechseln einzelner Veranlagungszeiträume, aber auch zwischen den einzelnen Programmen klappt problemlos. Die Berechnungsergebnisse sind in eigenen Protokollen übersichtlich dargestellt.
Der Ausdruck aller Formulare, Berichte und Auswertungen ist möglich, ebenso lassen sich Daten per E-Mail oder via Internet übertragen. Umsatzsteuervor- sowie Lohnsteueranmeldungen kann ich mit dem Agenda-Programm Delfin online an die Finanzverwaltung schicken. Im Agenda-Komplettpaket finden sich noch Programme zur Leistungserfassung und -auswertung, wie etwa zur Honorarabrechnung, für den Jahresabschluss, den Bilanzbericht sowie die Dokumentenorganisation.
Alle Programme verfügen über ein Informations- und Hilfesystem. Weitere Unterstützung ist kostenfrei über die Agenda-Hotline erhältlich. Ebenso kann eine Anfrage per E-Mail erfolgen. Spätestens am nächsten Arbeitstag erhalte ich einen Anruf oder eine beantwortete E-Mail.
Agenda verbessert seine Programme ständig und liefert Updates. Diese lassen sich entweder via Internet herunterladen oder mit Hilfe einer CD selbst installieren. Das Management der Produkte und die Entwicklung der Agenda-Programme erfolgen kundennah, Anwenderwünsche lassen sich schnell umsetzen.
Die Installation der Agenda-Software, auch in einem Netzwerk, ist sehr bedienerfreundlich, einfach und lässt sich auch vom Anwender vornehmen. Dadurch hat sich eine erhebliche Kosteneinsparung für meine Kanzlei ergeben, denn der Einsatz und die Kosten für einen Systemfachmann mit jährlich mindestens 30 bis 40 Stunden fallen weg.
Mit meinem Kanzleiumzug habe ich auch die EDV-Infrastruktur erneuert, wobei die Installationskosten für das Netzwerk moderat waren. Ein Server mit 512 MB Arbeitsspeicher, drei mal 36 GB Festplatten mit Netzwerkkarte, sowie die benötigte Anzahl von Arbeitsstationen mit mittlerer Ausstattung verrichten nun in der Kanzlei ihren Dienst. Cirka 11.000 Euro kostete die Hardware, die Einrichtung des Netzwerks und die Software wie Winword oder Excel.
Empfehlenswert ist der Einsatz eines Kanzlei-Netzwerkdruckers, möglichst als DIN A3-Drucker mit Duplexeinheit – speziell für den Druck der Steuerformulare. Die Sicherung der Daten erfolgt mittels eines Streamers über Sicherungsbänder. Zusätzlich bietet Agenda ein eigenes Sicherungsprogramm für einzelne, gesondert selektierte oder aber alle Mandantendaten an. Die Sicherung erfolgt hier auf CD, DVD, ZIP-Laufwerke oder aber Wechselfestplatten. Für Betriebsprüfungsfälle bietet Agenda auch die Möglichkeit, Daten – direkt aus der Software heraus – über eine Schnittstelle für das Prüfungsprogramm IDEA bereitzustellen.
Hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis
Nutzungsgebühren werden von Agenda mit einer monatlichen Softwaremiete berechnet, unabhängig von der Mandantenanzahl. Jedes Programm kann zwar auch einzeln lizenziert werden, doch die Nutzung des Komplettpakets ist sehr interessant: Hier erhalten Anwender alle Agenda-Programme für 250 Euro im Monat. In diesem Preis ist ein Arbeitsplatz enthalten, jeder weitere kostet 15 Euro monatlich – ohne jegliche Programmbeschränkung auf den einzelnen PCs. Darin enthalten ist die Nutzung sämtlicher Programme, Software-Updates sowie die kostenlose telefonische Anwendungsberatung.
Auch arbeitsteilige Mandatsgestaltung unterstützt Agenda. So können Nutzer des Komplettpakets selbstbuchenden Mandanten die Programme Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Lohnbuchhaltung unterlizenzieren. Mandanten erhalten das Fibu-Basisprogramm ab acht Euro monatlich.
Nach einem Jahr bin ich überzeugt, dass ich den richtigen Schritt getan habe. Hätte ich ihn früher gemacht, wären mir erhebliche Investitionen erspart geblieben. Auch hätte ich mich nicht mit irrelevanten Softwarethemen befassen müssen. Durch den Einsatz von Agenda-Software kann ich mich endlich wieder auf die Betreuung und Beratung meiner Mandanten und deren steuerliche Probleme konzentrieren.
AUTOR: StB Harald Nyenhuis ist seit 1979 Steuerberater in Düsseldorf. Er betreut Handwerks- und Handelsbetriebe bis hin zu mittelgroßen Dienstleistungsunternehmen verschiedener Rechtsformen.
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E-Mail: info@nyenhuis-stbg.de |
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Autor: Harald Nyenhuis
Erschienen in: CO10/2004
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